さまざまなチャネルからの申込情報を、すべて一元管理。
Googleカレンダーとの連携で、利用者が空き状況をリアルタイムで確認・予約が可能に！
| 企業紹介 | 青森県の新聞社・東奥日報社が運営するコワーキングスペースです。seven C’sは、新たな文化・産業の種の育成を目的とし、創造的空間の提供ならびに起業・創業を目指す方々の支援拠点としてさまざまな取り組みに着手していきます。 |
|---|---|
| 業種 | 情報・通信業 |
| 事業内容 | 日刊新聞発行、出版、各種文化事業、ニューメディア関連事業、他 |
| 従業員 | 企業全体：308名（2019年４月1日現在） |
| 企業サイト | https://news-to-o.com/seven-cs |
| WEBサイト | https://www.toonippo.co.jp/ |
導入の目的
- 新規オープンするコワーキングスペースの施設利用者の会員管理、施設予約、利用情報を登録・管理をしたい。
- WEBや電話など様々な窓口からの受付処理を、一つのシステムで一元的に管理できるようにしたい。
- 会員がWEBから施設予約をする際に、情報入力の手間を軽減したい。
導入内容
- CRMのクラウド運用による施設予約システム構築をご提案
- WEB連携オプションにより、会員情報をCRMから取得し、WEBページへ表示。
- 予約データはGoogleカレンダーへ連携し、ご利用者へ公開し、空き状況がほぼリアルタイムで確認できるようにする。
- 精算は外部システムのクラウドPOSレジで実施し、そのデータをCRMへ連携して売上データを更新する。
導入して良かった点
- 窓口での受付、WEB、FAX、電話などさまざまなチャネルからの申込情報を、すべて一元管理できた。
- 画面周りのメニューや、一覧ビューなどのカスタマイズにより、運用にフィットしたCRMを構築できた。
- 施設予約情報がGoogleカレンダーと連携できるので、WEBへ公開し、利用者が空き状況をすぐに確認でき、便利。
主な利用機能
ご導入内容詳細
コワーキングスペースseven C’s は、2019年4月にオープンした株式会社東奥日報社が運営するコワーキングスペースです。オープン当初より、All Gather CRMをご導入頂き、ご活用頂いております。現場で実際にご利用中の東奥日報社 事業局次長兼事業部長の栃木 裕氏に詳しいお話をうかがいました。(2019年9月取材)
ご導入を検討されたきっかけ
ワーキングエリア
東奥日報社は、青森県全域に「東奥日報」を発行する新聞社で、地域の文化・スポーツをはじめさまざまなジャンルの情報発信拠点として地域に貢献しています。
同社は、21世紀の情報化社会において更なる地域発展のため、青森市新町に情報・文化発信拠点となるビル「New’s To-o(ニューズトーオー)」の建設を2年ほど前から計画しました。
また、同ビルの２Fにリコージャパン株式会社（以下、リコージャパン）と協業し、リコー製デジタル最新機器を導入したコワーキングスペース「seven C’s(セブンシーズ)」を、2019年4月にオープンすることも決まりました。提供するサービスは、ワーキングエリア・貸会議室・キッチンスタジオe-ＴＯ （イート）の３つです。
そこで、会員管理及び施設予約システム導入の検討を進めることになりました。リコージャパンの担当者より、貴社製品である「All Gather CRM」を紹介されました。
「システムの選定にあたり、最も重要視したのは『汎用性』と『導入コスト』です。その要望にAll Gather CRMが一番合致したということで、導入を決めました。」(栃木氏)
ご要望について
受付
「まずCRMご導入の主な目的は、会員管理でした。」(栃木氏)
また、seven C’sでは、顧客からの予約を受け付けるチャネルが、直接ご来店、電話、FAX、WEBサイト、メールなど多岐にわたるため、その受付処理を一つのシステムで一元的に管理できるようにしたいと要望しました。
他にも外部システムのクラウドPOSレジとの連携や、予約状況をスタッフ間で共有し、予約状況をWEBでご利用者が確認できるようにお願いしました。
All Gather CRMのご活用について
キッチンスタジオ ｅ－ＴＯ
まずはAll Gather CRMの大きな特徴の一つである柔軟なカスタマイズ機能を活用し、受付担当者が操作しやすいように、ログイン後のトップページやメニュー配置などを、極力シンプルに使いやすく配置してもらいました。
さらにWEB連携オプションを追加し、WEBサイトの空き状況・仮予約の申込フォームとCRMを連携させました。これにより、各種受付フォームよりご利用者がIDとパスワードを入力すると、CRMから会員データを取得し、その情報をWEBページへ表示させるようにしました。申込情報は、予約情報としてスタッフに自動送信されるようにしました。さらに申込者には、受付確認の自動応答メールをご登録のメールアドレスに返信します。
仮予約のデータをスタッフが確認後、メールにて申込者に予約確定の連絡をします。担当者が予約を確定し、予約データの登録を行うと、会議室およびキッチンスタジオの場合はGoogleカレンダーへデータ連携が行われます。その情報はWEBに予約状況カレンダーとして公開されるので、ご利用者は予約状況をほぼリアルタイムで確認しながら空き時間の予約が可能となりました。
「他にも、電話による申込受付やお問合せや、直接ご来店した場合記入する利用申込書など、施設利用に必要な申込情報をすべて担当者がCRMへ登録しています。また、非会員のゲスト利用者についても、利用情報をCRMへ登録し、Googleカレンダーへ連携しています。」(栃木氏)
ご利用者の清算は、クラウドPOSレジにて清算を行いますが、CRMの売上データで利用明細を確認します。
「クラウドPOSレジから出力した精算データのCSVファイルをCRM側へ取込み、売上データを更新します。その後、精算データと利用データと突き合わせをしてWチェックに活用しています。」(栃木氏)
All Gather CRMは、会員申込や予約受付から精算まで、業務全体を漏れなくカバーしており、毎日活用しています。
All Gather CRMの評価ポイント
貸会議室
今まで他のCRMシステムを使用したことがないので、最初は操作が慣れなかったのですが、慣れてみると特に問題もなく使っています。
「All Gather CRMが最も優れていると思うのは、画面周りのメニューや、一覧ビューなど、いろいろなカスタマイズが可能な点です。さまざまなニーズに多角的に対応できると思いますので、新しい業態にも柔軟に対応しやすいと思います。また、導入に携わった担当者が、密に連絡を取ってもらえるのでとても助かっています。担当者は開発経験もあるので、こちらのニーズをすぐに把握して、実現してくれるので非常にうれしいです。」(栃木氏)
今後の活用について
「seven C’sはまだスタートしたばかりなので、今は顧客を増やす作業に注力しています。ゆくゆくは、利用している帳票類を全て一緒にCRM上で処理できれば。今後作業量が増えてきたら検討したいです。」(栃木氏)
2019年4月にオープンしてから施設利用者は順調に増加しており、ワーキングエリアのほか貸会議室やキッチンスタジオもセミナーやイベントなどで数多くご利用されております。今後、さらにご利用データや会員データが蓄積されていけば、より詳しい利用施設の分析・集計が可能となるので、今後の戦略にぜひ活用していきたいと思います。